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内部管理基本方針
当金庫は、信用金庫法第36条第5項第5号及び同法施行規則第23条の定めに基づき、当金庫及びその子会社から成る集団の業務の健全性・適切性を確保するための態勢の整備に係る基本方針(以下「内部管理基本方針」という。)を以下の通り定めています。
2017年6月
北空知信用金庫
1.当金庫の理事及び職員の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
(1) 法令等遵守の徹底を、業務の健全性及び適切性確保を最重要課題の一つとして位置付け、「信用金庫行動綱領」とこれに基づく、「法令等遵守方針」および「法令等遵守(コンプライアンス)規程」を定めるとともに、役職員が遵守すべき法令等の解説、違法行為を発見した場合の対処方法等を具体的に示した手引書である「コンプライアンス・マニュアル」およびコンプライアンスを実現させるための具体的な実践計画を記した「コンプライアンス・プログラム」を策定する。
(2) 法令等遵守に関する事項を一元的に管理する「コンプライアンス統括部署」を設置するとともに各業務部門及び営業店等毎に「コンプライアンス担当責任者および担当者」を配置し、コンプライアンス統括部署との連携を図る。
また、公益通報者保護の窓口として、コンプライアンス上疑義のある行為等を知った場合に、所属部店の上司を介さず、直接コンプライアンス統括部署の管理者に報告・相談等を行うことができるコンプライアンス相談窓口を設置する。
(3) 検査室は、法令等遵守態勢の有効性及び適切性について監査を行い、その結果を、理事会、本部役員会および監事に報告するとともに、必要に応じて被検査部門および統括部署に改善すべき事項の改善を指示し、その実施状況を検証する。

2.当金庫の理事の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
(1) 理事の職務の執行状況に関する情報については、文書管理規程に基づき、各種会議の議事録及び稟議書等を作成する。これらの文書については、理事及び監事が常時閲覧できるよう保存・管理する。
(2) 当金庫の役職員は、「文書管理規程」及び「文書類保存基準」等の規定に基づき、必要な情報を適切に保存・管理する。

3.当金庫の損失の危険の管理に関する規程その他の体制
(1) 適正な統合的リスク管理を実現するため、「リスク管理規程」をリスク管理の基本規程として策定し、リスクカテゴリー毎にそれぞれのリスクの特性等に応じた管理規程等を策定する。
(2) 当金庫全体のリスクを一元的に管理する部門(以下「リスク管理統括部署(本部役員会)」という。)及びリスクカテゴリーごとの主管部署を定め、リスク管理の実効性および相互牽制機能を確保する。
また、リスク管理の基本方針に基づき、資産・負債を総合管理し、運用戦略等の策定、分析及び検討に関わる部門を「ALM委員会」とする。
(3) リスク管理上重大な問題が発生した場合、リスク管理主管部署の責任者はすみやかにリスク管理統括部署(本部役員会)に報告する。
リスク管理統括部署(本部役員会)は対応策を協議し、その結果を理事会に報告もしくは付議する。
(4) 大規模自然災害、重大なシステム障害及び風評リスク等緊急事態の発生時に生じ得る損害や影響を最小限に抑えるため、「業務継続基本計画」に基づいて役職員の対応マニュアルを定め、平時より危機管理態勢を整備する。

4.当金庫の理事の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
(1) 理事の職務の執行が効率的に行われることを確保する体制の基礎として、理事会を3カ月に1回開催するほか、必要に応じて臨時に開催するものとし、当庫の経営方針及び業務戦略に関わる重要な事項については、予め本部役員会において議論を行い、その審議を経て執行決定を行う。
(2) 理事会は全役職員が共有する経営計画及び年度毎の業務運営方針を決定する。
各担当役員は、これらに沿って、具体的な施策及び効率的な業務遂行体制を決定するものとし、必要に応じて本部役員会において議論を行う。
(3) 理事会は経営計画及び業務運営方針に関して、必要により各部門の現状分析、改善策等を担当理事に報告させ、必要に応じて見直しを行う。
(4) 理事は、会員及び預金者等のステークホルダーの理解を得ることにより、当庫の事業を効率的に運用するため、経営情報及び地域貢献活動等の開示を適時適切に行う。

5.次に掲げる体制その他の当金庫及びその子会社から成る集団における業務の適正を確保するための体制
(1) 当金庫の子会社の取締役、執行役、業務を執行する社員、会社法第五百九十八条第一項の職務を行うべき者その他これらの者に相当する者((3)及び(4)において「取締役等」という。)の職務の執行に係る事項の当金庫への報告に関する体制
子会社の取締役等を兼務する当金庫の理事は、定期的に開催される子会社の取締役会等に出席し、子会社の取締役等の職務執行の状況など経営上の重要事項に関する報告を受け、その内容を必要に応じ理事会及び本部役員会に報告する。
当金庫の検査室は、定期的又は必要があると認められるときは、法令等に抵触しない範囲において、当金庫及び子会社のコンプライアンス及びリスク管理の観点から子会社への監査を行い、その結果を代表理事へ報告する。
当該報告を受けた代表理事は、その内容を必要に応じて理事会及び本部役員会に報告する。
当金庫では、当金庫及び子会社における法令違反等の未然防止と早期解決を図るため、子会社の取締役等及び使用人においても、当金庫の公益通報者保護の担当部署に対して直接通報を行うことができる「公益通報者保護規程」を整備する。
(2) 当金庫の子会社の損失の危機の管理に関する規程その他の体制
当金庫の子会社において、リスク管理上重大な問題が発生した場合には、当該子会社の代表取締役は、直ちにリスク管理統括部署(本部役員会)への報告を行い、本部役員会を開催して対応を検討のうえ、当金庫において事案に応じた支援を行う。
(3) 当金庫の子会社の取締役等の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
当金庫は、子会社管理部門において、子会社における業務運営方針や経営計画に基づく事業の実施状況を定期的に管理・検証し、必要に応じて理事会及び本部役員会へ報告をする。
(4) 当金庫の子会社の取締役等及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
当金庫は、「信用金庫行動綱領」を当金庫及び子会社のコンプライアンスの考え方の根幹とし、これを子会社の役職員に周知する。
当金庫は、子会社において、業務の決定及び執行について相互監視が適正になされるよう、取締役会及び監査役会を設置し、かつ業務が適正に行われるよう子会社の非常勤取締役及び非常勤監査役を当金庫の理事が兼務する。

6.当金庫の監事がその職務を補助すべき職員を置くことを求めた場合における当該職員に関する事項
(1) 当金庫の監事は、監査業務の実効性を確保するため、その職務を補助する職員の配置を求めることができる。
(2) 当金庫の監事がその職務を補助すべき職員の配置を求めた場合は、本部役員会において協議のうえ、当該業務等を十分検証できる能力を有する者を配置する。

7.当金庫の監事の職務を補助すべき職員の当金庫の理事からの独立性及び当該職員に対する指示の実効性の確保に関する事項
(1) 当金庫は、監事の求めに応じ、監事と事前協議のうえ、その職務を補助すべき職員を配置する。
(2) 当金庫は、当該職員の人事異動及び考課等の人事権に係る事項や当該職員の懲戒処分の決定については、予め監事に同意を求めることとする。
(3) 当金庫は、監事の職務を補助すべき職員は当該監査業務に関して監事の指揮命令のみに従い理事の指揮命令を受けないこととする。

8.次に掲げる体制その他の当金庫の監事への報告に関する体制
(1) 当金庫の理事及び職員が当金庫の監事に報告をするための体制
理事は、当金庫に著しい損害を及ぼすおそれのある事実及び、理事の職務遂行に関して不正行為や法令・定款に違反する行為を認知した場合は、遅滞なく監事に報告する。
理事及び職員は、コンプライアンス報告制度による法令違反の疑いのある行為等の通報状況を速やかに監事に報告する。
監事から業務執行の状況についての照会や稟議書その他の重要文書の閲覧要請がある場合は、当該要請に基づき担当部門が直接報告する。
検査室は、実施した内部検査結果を速やかに監事に報告する。
監事は、理事会のほか本部役員会、コンプライアンス委員会など経営の業務執行にかかわる重要な会議に出席し報告を求めることができる。
(2) 当金庫の子会社の取締役、会計参与、監査役、執行役、業務を執行する社員、会社法第五百九十八条第一項の職務を行うべき者その他これらの者に相当する者及び使用人又はこれらの者から報告を受けた者が当金庫の監事に報告をするための体制
当金庫は、当金庫及び子会社の役職員が、法令、定款違反又はその可能性のある事実を発見した場合や当金庫又は子会社に著しい損害を及ぼす可能性のある事実を発見した場合には、当金庫及び子会社の公益通報者保護規程等を利用することにより、直ちに当金庫の監事又は公益通報者保護の担当部署へ報告を行う。
なお、当該担当部署に当該報告がなされた場合にあっては、当該担当部署は直ちに監事への報告を行うこととする。
当金庫の監事は、当金庫及び子会社の役職員に対して、その職務において必要な事項の報告を求めることができるものとし、その要請を受けた者は、当該監事に対して速やかに適切な報告を行うこととする。
当金庫の監事は、その職務において必要な範囲おいて、当金庫及び子会社の業務の執行に係る重要な書類を閲覧できるほか、必要に応じて担当部署に説明を求めることができる。

9.当金庫の監事への報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
(1) 当金庫の監事への報告を行った者が当該報告をしたことを理由として、不利な扱いを行うことを禁止し、これを公益通報者保護規程に定めたうえで当該規程の内容を当金庫及び子会社の役職員に周知する。
(2) 当金庫は、監事への報告を行った者の職場環境が悪化しないよう適切な措置を講じる。
(3) 当金庫は、公益通報者保護規程において、監事への報告については、匿名で行うことを認めるとともに、その報告を行った者の個人情報及びその報告内容を開示してはならない旨を規定する。
(4) 当金庫は、監事への報告を行った者に対して不利な取扱いを行った者がいた場合には、公益通報者保護規程や就業規則等に則り厳格な処分を行う。

10.当金庫の監事の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項
(1) 当金庫は、監事が監査費用の前払いや償還に係る請求をしたときは、当該請求に係る費用又は債務がその職務の執行に必要でないと認められる場合を除き、速やかに当該費用又は債務を処理する。
(2) 当金庫は、不祥事件発生時において、監事が外部の専門家(弁護士、公認会計士等)を利用することを請求した場合、当該請求がその職務に必要でないと認められる場合を除き、その費用を負担する。

11.その他当金庫の監事の監査が実効的に行われることを確保するための体制
(1) 監事は、監事会規定および監事監査基準に基づく、代表理事との定期的な会合、理事会その他重要な会議への出席、および検査室・会計監査人等との連係を通じ、監査を実効的に行う。
(2) 監事会は、独自に意思形成を行うため、監査の実施にあたり必要と認めるときは、自らの判断で公認会計士その他の外部専門家を活用する。